Trong hoạt động xuất khẩu bằng đường biển, Shipping Instruction (S/I) là chứng từ bắt buộc mà người gửi hàng phải cung cấp cho hãng tàu hoặc Forwarder trước khi tàu chạy. Đây là cơ sở để hãng tàu phát hành Bill of Lading (Vận đơn đường biển) và thực hiện khai báo Manifest theo quy định.
Chỉ một sai sót nhỏ trên S/I cũng có thể dẫn đến việc phát hành vận đơn sai, phát sinh phí chỉnh sửa chứng từ, chậm thông quan hoặc ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng. Vậy Shipping Instruction là gì, cần khai báo những nội dung nào và làm thế nào để tránh các rủi ro khi gửi S/I? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Shipping Instruction (S/I) Là Gì?
Shipping Instruction (S/I) là chứng từ hướng dẫn giao hàng do người gửi hàng (Shipper) lập và gửi cho hãng tàu hoặc Forwarder nhằm cung cấp toàn bộ thông tin chi tiết về lô hàng xuất khẩu.
Dựa trên nội dung của S/I, hãng tàu sẽ:
- Khai báo Manifest xuất khẩu.
- Lập Draft Bill of Lading (B/L nháp).
- Phát hành Bill of Lading chính thức.
- Thực hiện truyền dữ liệu cho Hải quan nước nhập khẩu đối với các tuyến yêu cầu AMS, ENS, AFR, ISF,...
Mục đích của Shipping Instruction
- Xác nhận thông tin Shipper, Consignee và Notify Party.
- Cung cấp thông tin hàng hóa chính xác cho Bill of Lading.
- Hỗ trợ hãng tàu khai báo Manifest.
- Đảm bảo lô hàng đáp ứng quy định của Hải quan nước đến.
- Hạn chế phát sinh phí sửa chứng từ sau khi tàu chạy.
Khi Nào Phải Gửi S/I?
Thông thường, hãng tàu sẽ quy định một mốc thời gian gọi là:
S/I Cut-off Time
Đây là thời hạn cuối cùng để doanh nghiệp gửi Shipping Instruction.
Thông tin này thường được thể hiện trên:
- Booking Confirmation
- Shipping Order
- Email xác nhận booking từ hãng tàu hoặc Forwarder
Doanh nghiệp cần gửi S/I trước thời gian Cut-off để hãng tàu có đủ thời gian xử lý dữ liệu, phát hành Draft Bill và khai Manifest
Hậu Quả Nghiêm Trọng Khi Gửi S/I Trễ Hạn (Late S/I)
Nhiều doanh nghiệp xem nhẹ thời gian nộp S/I và chỉ gửi sát giờ tàu chạy. Tuy nhiên, đây là nguyên nhân dẫn đến rất nhiều chi phí phát sinh không đáng có.
1. Nguy Cơ Rớt Tàu (Roll Over)
Nếu hãng tàu không nhận được dữ liệu S/I đúng thời hạn:
- Hệ thống có thể tự động khóa booking.
- Container bị loại khỏi danh sách xếp tàu.
- Hàng phải chờ chuyến tàu tiếp theo.
Điều này gây ảnh hưởng trực tiếp đến:
- Tiến độ giao hàng.
- Kế hoạch sản xuất.
- Hợp đồng thương mại với khách hàng.
2. Phát Sinh Phí Late S/I
Nhiều hãng tàu áp dụng phí xử lý S/I trễ với mức từ:
30 USD – 100 USD hoặc cao hơn cho mỗi lô hàng.
Khoản phí này được áp dụng khi hãng tàu phải xử lý dữ liệu ngoài thời gian quy định.
3. Tăng Chi Phí DEM & DET
Khi container đã hạ bãi nhưng không được xếp lên tàu đúng lịch:
Demurrage (DEM)
Phí lưu container tại cảng.
Detention (DET)
Phí lưu giữ container ngoài cảng.
Các khoản phí này thường tăng lũy tiến theo số ngày lưu.
4. Chi Phí Đặc Biệt Đối Với Hàng Lạnh
Đối với container lạnh (Reefer Container), việc chậm chuyến tàu có thể phát sinh:
- Phí cắm điện (Plugging Fee).
- Phí di chuyển container lạnh.
- Phí lưu bãi hàng lạnh.
Chi phí thực tế có thể rất lớn nếu hàng phải chờ tàu nhiều ngày.
5. Rủi Ro Vi Phạm Quy Định Manifest
Một số thị trường yêu cầu khai báo trước khi tàu khởi hành như:
- Mỹ (AMS/ISF)
- Liên minh Châu Âu (ENS)
- Nhật Bản (AFR)
Nếu S/I được gửi quá muộn:
- Hãng tàu không kịp truyền dữ liệu.
- Hải quan nước nhập khẩu có thể từ chối dỡ hàng.
- Phát sinh phí chỉnh sửa Manifest.
- Nguy cơ bị phạt với giá trị lên đến hàng nghìn USD.
6. Tăng Chi Phí Sửa Bill (Amendment Fee)
Khai S/I sát giờ thường dẫn đến sai sót.
Các lỗi phổ biến gồm:
- Sai tên người nhận hàng.
- Sai số container.
- Sai cảng đích.
- Sai trọng lượng.
Mỗi lần chỉnh sửa Bill có thể phát sinh:
40 – 50 USD/lần hoặc cao hơn tùy hãng tàu.
Các Nội Dung Bắt Buộc Trên Shipping Instruction
Để Bill of Lading được phát hành chính xác, doanh nghiệp cần khai đầy đủ các thông tin sau:
|
Nội dung |
Mô tả |
|
Booking Number |
Số booking do hãng tàu cấp |
|
Shipper |
Thông tin người gửi hàng |
|
Consignee |
Thông tin người nhận hàng |
|
Notify Party |
Bên nhận thông báo hàng đến |
|
Vessel/Voyage |
Tên tàu và số chuyến |
|
Port of Loading (POL) |
Cảng xếp hàng |
|
Port of Discharge (POD) |
Cảng dỡ hàng |
|
Cargo Description |
Tên hàng hóa |
|
Quantity & Package |
Số lượng và quy cách đóng gói |
|
Gross Weight |
Tổng trọng lượng |
|
CBM |
Thể tích hàng hóa |
|
Container Number |
Số container |
|
Seal Number |
Số chì niêm phong |
|
Bill Type |
Original B/L, Telex Release hoặc Seaway Bill |
|
Freight Term |
Freight Prepaid hoặc Freight Collect |
Quy Trình Khai Báo S/I Chuẩn Trong Thực Tế
Bước 1: Tổng Hợp Thông Tin Sau Khi Đóng Hàng
Sau khi đóng hàng hoàn tất:
- Xác nhận số container.
- Xác nhận số seal.
- Cập nhật trọng lượng thực tế.
- Cập nhật VGM.
Bước 2: Gửi Shipping Instruction
Doanh nghiệp có thể:
- Nhập trực tiếp trên hệ thống hãng tàu.
- Điền form S/I.
- Gửi email cho Forwarder.
Tất cả phải hoàn thành trước thời gian S/I Cut-off.
Bước 3: Kiểm Tra Draft Bill
Sau khi nhận Draft Bill từ hãng tàu:
Cần kiểm tra kỹ:
- Shipper.
- Consignee.
- Notify Party.
- Tên hàng.
- POL/POD.
- Số cont.
- Số seal.
- Trọng lượng.
- Điều kiện cước.
Bước 4: Xác Nhận Bill
Nếu toàn bộ dữ liệu chính xác:
Shipper gửi xác nhận:
"Draft Bill is OK."
Hãng tàu sẽ tiến hành phát hành Bill chính thức sau khi tàu khởi hành.
Những Nguyên Tắc Vàng Khi Làm S/I
Nộp S/I Sớm
Không nên đợi đến sát giờ Cut-off.
Khuyến nghị:
- Hoàn thành S/I trước hạn từ 2 – 3 giờ.
- Đối với lô hàng đặc biệt nên gửi trước 24 giờ.
Đồng Bộ Dữ Liệu Chứng Từ
Thông tin trên S/I phải thống nhất với:
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- VGM.
- Booking.
Bất kỳ sai lệch nào cũng có thể dẫn đến sửa Bill hoặc sửa Manifest.
Khai Báo Hàng Hóa Chi Tiết
Không nên ghi chung chung như:
- General Cargo
- Spare Parts
- Accessories
Nên mô tả rõ:
- Tên hàng.
- Công dụng.
- Mã HS (nếu cần).
Điều này giúp giảm rủi ro bị Hải quan nước nhập khẩu yêu cầu bổ sung thông tin.
Kết Luận
Shipping Instruction (S/I) tuy chỉ là một chứng từ hướng dẫn giao hàng nhưng lại đóng vai trò nền tảng trong toàn bộ quy trình xuất khẩu bằng đường biển. Một bản S/I chính xác sẽ giúp doanh nghiệp phát hành Bill of Lading nhanh chóng, khai Manifest đúng quy định và hạn chế tối đa các chi phí phát sinh.
Để tránh các rủi ro như Late S/I, sửa Bill, phạt Manifest hay rớt tàu, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát chứng từ chặt chẽ và phối hợp chặt với Forwarder ngay từ giai đoạn booking.
Nếu cần hỗ trợ khai báo Shipping Instruction, kiểm tra chứng từ xuất khẩu hoặc xử lý các lô hàng FCL/LCL.
Hãy liên hệ SongWin Logistics để được tư vấn nhanh chóng và chính xác.
CÔNG TY TNHH SONGWIN INTERNATIONAL LOGISTICS VIETNAM
📍 Địa chỉ: 344 Nguyễn Trọng Tuyển, Phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM
📞 Hotline tư vấn 24/7: 083.681.3969 - 0373.262.105
📧 Email tiếp nhận hồ sơ: Sales2@songwinlog.com
Songwin Logistics – Uy Tín Tạo Nên Thương Hiệu, Chuyên Nghiệp Tạo Nên Thành Công.
